CONTRATTI E fatturazione attiva
La problematica della definizione e valorizzazione dei rapporti economici intercorrenti tra chi svolge i servizi e chi li riceve nel settore ambientale è alquanto varia e complessa.
La complessità è originata dalla numerosa casistica e diversità sia delle tipologie di rifiuti, con le sotto varianti chimico-fisiche, sia dei servizi erogati dall'Azienda ambientale che normalmente richiede una vasta gamma di possibilità operative per risolvere tutte le esigenze reali di mercato o le 'nuove formule' create dalla Direzione Commerciale; tra le modalità più ricorrenti si trovano ad esempio: noleggi con canone anticipato o posticipato, servizi estemporanei a misura o a forfait, addebiti incondizionati o condizionati, ecc…
Il modulo Contratti e Fatturazione permette di definire in modo chiaro e flessibile i termini contrattuali con una serie di regole prestabilite e di automatizzare la procedura per il calcolo e la stampa delle fatture da emettere. L'applicazione prevede la definizione di dati anagrafici di base e di strutture articolate.
Nei contratti del modulo Fatturazione di ECOS è possibile definire tutti i tipi di servizio da addebitare al cliente specificando per ciascuno il tipo di calcolo da applicare.
Poiché spesso allo smaltimento e al trasporto dei rifiuti si affiancano varie attività commerciali che producono fatture e che sono legate alla vendita di servizi occasionali o periodici, di beni e di rifiuti oppure al noleggio di contenitori di vario genere, la compilazione dei contratti può risultare onerosa.
Per facilitare la compilazione dei contratti è prevista la possibilità di predefinire dei prototipi standard, ad esempio per categoria di Cliente, che possono essere definiti in fase di stesura/revisione della politica commerciale. Il contratto cliente può essere compilato riprendendo e personalizzando il prototipo standard, variandone solo le parti che differiscono; il rispetto di questa prassi, peraltro facoltativa, consente la velocizzazione dell'impostazione del contratto e l'omogeneizzazione e il controllo delle condizioni commerciali aziendali.
Alcune delle possibili varianti del contratto prevedono l'addebito per:
• Smaltimento a peso
• Smaltimento a volume
• Smaltimento a densità
• Trasporto per viaggio
• Prestazioni occasionali (analisi chimiche, pulizia cassonetti, consulenza, ...)
• Registrazione dei formulari
• Noleggio cassoni
• Diritti di segreteria
• Ecotassa
• Stoccaggio provvisorio e trattamento rifiuti
• Vendita materie prime secondarie
• Vendita beni di vario genere (fusti, big bags, contenitori, scarti, registri vidimati, ...).
Per ogni servizio indicato è possibile differenziare il prezzo per rifiuto; inoltre il calcolo dell'importo può essere effettuato in base ad un valore costante o ad una tariffa legata all'unità di misura scelta per la fatturazione.
E' prevista l'indicazione del minimo fatturabile per servizio e per fattura.
Le operazioni previste nel modulo Contratti e Fatturazione sono suddivise in periodiche e correnti. Le prime prevedono il calcolo dei canoni anticipati e posticipati di noleggio e assistenza, l'aggancio al modulo Base per la valorizzazione dei movimenti di rifiuti e l'esportazione delle fatture emesse verso l'applicazione di Contabilità.
Le operazioni correnti prevedono la registrazione delle prestazioni occasionali, la creazione e la stampa delle fatture e delle note di accredito.
E' prevista l'emissione di un'unica fattura o di fatture separate in base al tipo di servizi : prestazioni occasionali, canoni, cessioni e valorizzazione dei movimenti di rifiuti registrati in ECOS Base.
Le funzionalità del modulo consentono anche alla direzione aziendale di implementare diverse strategie di politica commerciale. La numerosa casistica gestita permette di soddisfare sia le peculiarità legate alle diverse tipologie di rifiuti e materie prime trattate sia le problematiche connesse all’articolata gamma di servizi erogabili dall’Azienda.
Tra le modalità operative più ricorrenti ricordiamo, ad esempio, la fatturazione per i servizi di trasporto a misura o a forfait, gli addebiti incondizionati o condizionati per lo smaltimento, i noleggi con canone anticipato o posticipato, i servizi estemporanei (analisi o extra-sosta), la vendita di materia prima.
Il modulo s’integra con le altre aree funzionali di Ecos dalle quali raccoglie i dati per elaborare i servizi da fatturare al proprio cliente.
FUNZIONALITA'
Il modulo si struttura in due distinte fasi operative. La prima riguarda l’impostazione, la stesura e l’inserimento dei contratti stipulati con i clienti, la seconda riguarda la fatturazione dei servizi contemplati nei contratti medesimi.
Nei contratti vengono formalizzate tutte le condizioni economiche pattuite con il cliente che sono poi riprese nella fase di fatturazione per la valorizzazione dei servizi effettuati; le fatture possono poi essere esportate verso altri moduli gestionali. È possibile anche fatturare direttamente da Contratti e Fatturazione con l’invio delle fatture via email. Nel processo di fatturazione attiva è presente una fase di prefatturazione, che effettua l’elaborazione di tutti i dati contrattualmente definiti (dai movimenti ai canoni alle prestazioni accessorie), prima della creazione della fattura vera e propria, permettendo così la definizione di un layout personalizzato per ciascun cliente.
Ecos Contratti e Fatturazione va dalla definizione di semplici dati anagrafici di base a strutture complesse. Fra i dati anagrafici di base sono da evidenziare:
• le condizioni di pagamento;
• i codici IVA;
• le banche;
• i servizi e le prestazioni;
• dati contabili dei clienti.
Le strutture complesse comprendono:
• i contratti con le relazioni economiche con i clienti;
• gli schemi di fatturazione
• le tariffe.
Nella gestione dei contratti si definiscono tutti i tipi di servizio da addebitare al cliente specificando, per ciascuno di essi, il tipo di calcolo da applicare. È prevista la possibilità di predefinire dei prototipi standard, ad esempio per categoria di cliente, che permettono una compilazione semplice e veloce.
Fra le scelte contrattuali è previsto il calcolo per:
• smaltimento dei rifiuti (a peso, volume, densità);
• trasporti.
• prestazioni occasionali (analisi, pulizia, consulenza, …);
• canoni anticipati o posticipati;
• noleggio cassoni;
• diritti di segreteria;
• Ecotassa.
Ogni definizione di addebito può essere ulteriormente personalizzata con:
• la differenziazione del prezzo per tipo rifiuto;
• la differenziazione del prezzo per materiale non conforme, per la tipologia di mezzo utilizzato, per la presenza di un particolare impianto di produzione, etc;
• il calcolo dell’importo in relazione ad un valore forfettario, ad un valore unitario, ad un valore dipendente da una serie di parametri predefiniti quali: unità di misura, fasce di prezzo, etc.
PARTICOLARITA'
Ecos Contratti e Fatturazione Attiva consente di gestire la stampa delle fatture in modo personalizzato assecondando le diverse esigenze dell’azienda e dei suoi clienti. Il modulo ha numerose statistiche di fatturato. Citiamo, rappresentativamente, le statistiche sintetiche o dettagliate per fornitore, rifiuto, servizio.
Ecos Contratti e Fatturazione Attiva si può interfacciare con altri moduli che completano la suite di Ecos: (scheda tecnica, commerciale, gestione costi) al fine di gestire diversi flussi di informazioni. Ad esempio, una offerta definita nel modulo Commerciale e approvata dal cliente, può essere tramutata direttamente in contratto al fine di evitare un’inutile ridondanza nell’ immissione dei dati.
Si tratta quindi di un modulo fondamentale per legare la gestione del proprio business alla sua valorizzazione economica e dar vita al ciclo attivo mediante un serie di funzionalità che rendono, una volta impostato opportunamente il modulo, quasi automatico il processo di fatturazione.